Responsibilities

Job Responsibilities:

• Responsible for daily/weekly reporting to the Office Manager on maintenance and facility stock.
• Submit daily / weekly coffee machine consumption reports to the Office Manager.
• Assist the Office Manager in the management of stock orders, including ordering of weekly stock. The incumbent will also ensure that stock reconciliations for each month is completed.
• Maintain an up-to-date list of:
• service provider schedules. 
• maintenance.
• contractors. 
• projects.
• health and safety issues/snags.
• Ensure office compliance is adhered to by completing compliance checklist as well as capturing of all checklists and submitting to Health and Safety Department.
• Manage parking requirements and access control in collaboration with the Office Manager.
• Monitoring absenteeism of housekeepers by submitting leave request / sick notes to the Office Manager for upload on ESS.
• Assist the Office Manager with Team Member equipment orders, as well as weekly reporting on equipment stock.
• To guarantee proper stock management, the incumbent must follow the Order Number process as well as compile and maintain order number tracking sheets.
• Assist the Office Manager with liaising with contractors for maintenance and upkeep of the buildings.
• Sourcing of quotes as per Office Managers requests.
• Responsible for issuing the Housekeeper’s with their daily checklists/task rosters and capturing them on the system.
• Maintain petty cash reconciliations.
• Provide management with reports as and when required.
• Ad hoc administration as needed

Qualifications

Job Specification:

• 1 or more years’ office administration experience.
• Proficient in a variety of computer software applications including Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint and Access).
• Comfortable handling confidential information.
• Multi-tasking and time-management skills, with the ability to prioritize tasks.
• Outstanding communication and interpersonal abilities
• Excellent organizational and leadership skills

Advantageous 

• Completed or studying towards bachelor’s degree in business, administration, or a related field (Advantageous)

Living our Spirit:

• We Put Our Hands Up: Take initiative in identifying office management tasks and challenges that need attention
• Find innovative ways to streamline administrative processes and make tasks more efficient.
• Volunteer for new projects and responsibilities for your own growth and that of the business
• We Dare to Be Ourselves: Authenticity: Be true to yourself in your interactions and engagement with all team members
• Every day Is an Adventure: Adaptability: Embrace change with a positive attitude. Approach new challenges as opportunities for growth and learning.
• Teamwork Makes the Dreamwork: Collaborate, help and support the various stakeholders both internal and external

Apply Before 09/30/2025